De conformidad con la Regla del Tribunal 2.550(c) y su predecesora, los expedientes judiciales de California se han "presumido abiertos" al público durante mucho tiempo, salvo excepciones de confidencialidad exigidas por la ley. Pero incluso hace diez o quince años, acceder a los registros de los tribunales civiles en California y en otros lugares era una tarea ardua.
Obtener información de los archivos judiciales exigía un gran esfuerzo. Una "mente inquisitiva" tenía que ir a la oficina del secretario del condado, pedir prestado el expediente judicial físico deseado y, a continuación, ir a una zona de acceso público adyacente y copiar las partes del expediente necesarias en la fotocopiadora del tribunal: el expediente judicial no podía salir del recinto.
Contrasta esos procedimientos del pasado con el acceso público a los expedientes judiciales de hoy en día: la mayoría de los tribunales tienen una base de datos en línea accesible donde, normalmente por una pequeña cuota, uno puede obtener y guardar en su ordenador (o imprimir) prácticamente cualquier presentación civil de cualquier parte en cualquier caso civil. Sitios como domain web, en el condado de Alameda, permiten al usuario introducir el número del asunto al que desea acceder y, a continuación, consultar un índice de todos los expedientes judiciales de ese asunto de principio a fin y seleccionar los documentos deseados para acceder a ellos y copiarlos. Aunque la facilidad de acceso público varía, casi todos los condados tienen sitios similares, y cada vez son más fáciles de usar.
Aunque estos avances tecnológicos que proporcionan acceso en línea constituyen una auténtica revolución en el acceso público, tienen un "lado oscuro": la pérdida de privacidad de los litigantes. El acceso abierto a los expedientes judiciales puede representar algo más que la posibilidad de que el público vea las presentaciones mundanas de los abogados sobre los entresijos de un caso civil.
Tomemos, por ejemplo, el siguiente caso hipotético: una demandante de lesiones personales, de unos 20 años de edad, tiene un caso en curso sobre la naturaleza y el alcance de sus daños físicos y psiquiátricos en un caso de presuntos abusos sexuales por parte de un clérigo. Los documentos presentados en el caso podrían incluir Declaraciones de la Conferencia de Conciliación presentadas por una o más partes, que describen los supuestos actos sexuales subyacentes a la demanda, y las lesiones de la demandante supuestamente resultantes de los mismos. Podrían adjuntarse historiales médicos e informes de médicos sobre las condiciones físicas y psiquiátricas del demandante, por lo demás confidenciales, tanto las relacionadas con el incidente como las de otro tipo.
Añádase a este escenario la tendencia, en la última década, de empleadores, arrendadores y otros a utilizar servicios de búsqueda de pago para rastrear en Internet el historial de litigios de posibles empleados o inquilinos, ya que podría afectar a la idoneidad para el empleo o el arrendamiento. En teoría, una búsqueda de este tipo podría revelar las tendencias bipolares de esta hipotética demandante, o incluso su historial sexual, como podría revelarse en un informe psiquiátrico. Aunque la tecnología no ha hecho que esta información privada aparezca en los expedientes judiciales públicos (puede que siempre haya estado ahí), ha hecho que la información personal confidencial sea infinitamente más accesible a quienes la buscan.
Hay algunas soluciones parciales a este dilema que los abogados de las partes cuya información confidencial está en juego deben conocer. La primera es sencilla: ser consciente del problema. Esa conciencia podría llevar al abogado a limitar la divulgación de la información personal de un cliente en los documentos presentados en primer lugar, en particular en los documentos presentados ante el tribunal (como los alegatos) en los que proporcionar tal detalle puede no ofrecer ningún beneficio real.
Una segunda posible solución es sellar los documentos antes de presentarlos, cuando proceda. Este tema se trata con más detalle en una de mis entradas anteriores del blog titulada "Cómo sellarun expediente en un caso civil". La norma aplicable, redactada principalmente para proteger el acceso público a los tribunales, establece:
"El tribunal puede ordenar que un expediente sea archivado bajo sello sólo si encuentra expresamente hechos que establezcan:
(1) Existe un interés preponderante que supera el derecho de acceso público al expediente; (2) El interés preponderante apoya el sellado del expediente; (3) Existe una probabilidad sustancial de que el interés preponderante se vea perjudicado si el expediente no se sella; (4) El sellado propuesto está estrechamente adaptado; y (5) No existen medios menos restrictivos para lograr el interés preponderante." CRC 2.550(d).
Una orden obtenida por una parte para sellar un expediente debe indicar específicamente los hechos que apoyan estas conclusiones. CRC 2.550(e). El tribunal no debe permitir que se archive un expediente bajo sello basándose únicamente en el acuerdo o estipulación de las partes. CRC 2.551(a). El procedimiento para presentar una moción o solicitud para sellar un expediente se establece en la Regla del Tribunal 2.551(b).
Aunque estas normas ofrecen muchas salvaguardias contra el sellado ilimitado para proteger el acceso público, el sellado probablemente se permitiría, y presentaría una buena solución, para documentos como las declaraciones de la conferencia de conciliación descritas en el caso hipotético anterior: el tribunal aún podría examinar los informes médicos confidenciales y los registros adjuntos a las declaraciones para evaluar el caso subyacente, pero no habría acceso público a la información confidencial del demandante, si se ordenara el sellado.
Por último, la jurisprudencia ofrece una solución cuando no existe una orden de precinto previa a la presentación, aplicable en particular cuando la parte contraria en un litigio presenta documentos que revelan información personal confidencial de la otra parte.
En Oiye v. Fox (2012) 211 Cal.App.4th 1036, 1068, revisión denegada (13 de marzo de 2013), el demandado en un caso civil de agravio por abuso sexual incluyó, en una oposición de requerimiento, informes médicos y extractos de diarios relacionados con y discutiendo la condición psiquiátrica personal del demandante y su historial médico. A petición del demandante, el tribunal de primera instancia concedió (y el tribunal de apelación confirmó) una orden de sellado de esas pruebas después de la presentación, con independencia de las limitaciones de otro modo aplicables en virtud del CRC 2.550 et al. Citando los derechos del demandante en virtud de la Ley de Confidencialidad de la Información Médica (Código Civil § 56 y siguientes), el Tribunal en 1068 rechazó el argumento del demandado de que la reparación solicitada debía ser denegada porque la condición psiquiátrica del demandante estaba debidamente en cuestión en el caso: "Sin embargo, la revelación a un oponente en un litigio civil no renuncia necesariamente al privilegio del paciente de mantener la información oculta a terceros, incluido el público".
En resumen, el abogado debe tomar todas las medidas razonables para proteger la información personal confidencial de un cliente. Estas medidas deben incluir: (1) minimizar la divulgación de dicha información en los expedientes judiciales, en primer lugar; (2) estipular, y luego obtener una orden judicial que permita, el sellado de los expedientes judiciales de todas las partes que incluyan información confidencial de cualquiera de las partes; y (3) solicitar el sellado (o, después del litigio, tal vez la eliminación) de los expedientes de los oponentes del litigio que contengan información personal confidencial de una parte.
El acceso público a los expedientes judiciales no es un bien absoluto; sólo debe favorecerse en la medida en que se ofrezca una protección adecuada a los intereses de privacidad de los litigantes. Los abogados deben tomar las medidas necesarias para proteger el derecho a la intimidad de sus clientes en este sentido.
Ralph Jacobson, ex-alumno de Stanford Law, se ha centrado en el derecho de lesiones personales durante más de 30 años. Con numerosos artículos en el CEB Civil Litigation Reporter, uno de los cuales fue citado por el Tribunal Supremo de California, su experiencia es bien reconocida. Ralph ha sido consultor de Bancroft Whitney en su Serie de Práctica Civil de California y ha dado numerosas conferencias sobre derecho de lesiones personales. Es coautor de California Government Tort Liability Practice y miembro de los Colegios de Abogados de los Condados de Alameda y Contra Costa.